Foto: rspo.org

Jakarta, HAISAWIT – Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) resmi membuka proses tender terbuka untuk mencari agensi acara yang akan mengelola konferensi tahunan selama periode kontrak jangka panjang tahun 2026 hingga 2028. Penunjukan mitra strategis ini bertujuan untuk mengelola rangkaian kegiatan Roundtable Conference (RT) yang dijadwalkan berlangsung di Bali, Indonesia, pada November 2026 dengan estimasi kehadiran seribu orang peserta.

Pihak penyelenggara mencari perusahaan profesional yang mampu memberikan inovasi segar guna meningkatkan daya tarik acara bagi para delegasi, sponsor, serta eksibitor yang terlibat dalam rantai pasok industri kelapa sawit dunia. Langkah ini diambil untuk memastikan stabilitas manajemen acara sehingga organisasi dapat lebih fokus pada substansi diskusi strategis mengenai keberlanjutan sektor kelapa sawit tanpa terkendala oleh masalah teknis penyelenggaraan.

Dilansir dari laman RSPO, Senin (19/01/2026), tugas utama agensi acara meliputi manajemen konsep kreatif, koordinasi logistik, pengelolaan pendaftaran peserta, hingga eksekusi teknis menyeluruh demi kelancaran forum internasional minyak sawit berkelanjutan tersebut. Cakupan kerja yang luas ini menuntut profesionalitas tinggi dari penyedia jasa dalam menangani tamu mancanegara serta penyediaan fasilitas pendukung konferensi yang sesuai dengan standar keselamatan dan kualitas internasional.

Proses seleksi tahap pertama ini mewajibkan setiap agensi pengelola acara untuk mengirimkan dokumen tertulis yang mencakup rekam jejak perusahaan serta proposal awal yang memenuhi standar kualifikasi organisasi nirlaba global tersebut. Berdasarkan dokumen kerangka acuan kerja, terdapat beberapa kriteria khusus yang menjadi syarat utama bagi para penyedia jasa yang ingin berpartisipasi dalam proses tender skala besar ini:

• Perusahaan harus memiliki bukti pendaftaran resmi minimal selama lima tahun terakhir sebagai entitas bisnis yang sah dan diakui secara hukum.
• Agensi wajib melampirkan laporan keuangan yang telah diaudit selama tiga tahun berturut-turut untuk memastikan kemampuan finansial dalam mengelola proyek berskala internasional.
• Memiliki pengalaman kerja yang terbukti dalam menangani konferensi berskala besar dengan jumlah peserta internasional yang signifikan pada tahun-tahun sebelumnya.
• Mampu menyediakan solusi teknologi digital mutakhir untuk mendukung sistem pendaftaran serta meningkatkan interaksi antar seluruh peserta selama rangkaian kegiatan berlangsung.

Penyelenggara menetapkan batas waktu bagi agensi untuk mengirimkan pertanyaan atau klarifikasi teknis mengenai dokumen ringkasan acara paling lambat pada Selasa, 20 Januari 2026 melalui saluran komunikasi elektronik resmi. Segala bentuk permintaan informasi yang diterima setelah tanggal tersebut tidak akan dilayani oleh pihak panitia demi menjaga prinsip transparansi serta keadilan bagi semua calon peserta tender.

Setelah tahap tanya jawab berakhir, agensi yang berminat wajib mengirimkan dokumen Pernyataan Minat secara resmi paling lambat pada Jumat, 30 Januari 2026 agar dapat masuk ke tahap seleksi berikutnya. Organisasi juga berencana melakukan uji coba format baru berupa festival edukasi publik berskala kecil guna memperluas jangkauan informasi mengenai minyak sawit berkelanjutan kepada masyarakat luas di Indonesia.

Perubahan format ini dilakukan sebagai solusi kreatif untuk meningkatkan angka partisipasi delegasi serta menjaga kepuasan para mitra industri yang memberikan dukungan melalui skema sponsor maupun pameran produk. Evaluasi terhadap proposal awal akan berlangsung sepanjang bulan Februari 2026, di mana agensi yang lolos seleksi akan masuk ke tahap presentasi rencana kerja secara lebih mendetail.

Berikut adalah ringkasan jadwal penting yang harus diperhatikan oleh para calon penyedia jasa acara dalam mengikuti seluruh rangkaian proses seleksi yang sedang berjalan pada awal tahun ini:

• 20 Januari 2026: Batas akhir bagi agensi acara untuk mengajukan pertanyaan teknis terkait dokumen ringkasan acara.
• 30 Januari 2026: Batas akhir pengiriman dokumen Pernyataan Minat secara resmi kepada pihak penyelenggara melalui alamat surat elektronik.
• 13 Februari 2026: Batas akhir penyerahan proposal awal untuk proses evaluasi pada tahap pertama seleksi penyedia jasa.
• 27 Februari 2026: Pengumuman resmi mengenai daftar agensi yang terpilih untuk masuk ke fase seleksi kedua dokumen administrasi.
• 10 Maret 2026: Batas akhir penyerahan dokumen penawaran teknis lengkap bagi peserta yang dinyatakan lolos dari tahap sebelumnya.

Kontrak kerja yang ditawarkan kepada pemenang tender bersifat eksklusif selama tiga tahun dengan catatan evaluasi performa akan dilakukan secara berkala sesuai dengan standar pelayanan yang telah disepakati bersama. Hal ini mencakup seluruh aspek manajerial mulai dari perencanaan hingga laporan pertanggungjawaban akhir setiap tahunnya untuk memastikan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada oleh pihak agensi.

Pihak penyelenggara menekankan bahwa agensi terpilih harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik serta jaringan luas dengan vendor lokal di Indonesia untuk pengadaan peralatan maupun tenaga kerja pendukung acara. Kerjasama dengan pihak lokal bertujuan untuk mengoptimalkan potensi daerah setempat sekaligus memastikan seluruh kebutuhan logistik di Bali dapat terpenuhi secara efektif dan efisien selama konferensi berlangsung.

Melalui penunjukan agensi yang tepat, organisasi optimis dapat menghadirkan suasana konferensi yang lebih interaktif dan memberikan dampak positif bagi seluruh pemangku kepentingan dalam industri kelapa sawit secara global. Keberhasilan acara ini menjadi sangat krusial mengingat tantangan sektor kelapa sawit yang semakin kompleks sehingga memerlukan wadah diskusi yang profesional, inklusif, serta terorganisir dengan sangat baik.

Bagi perusahaan agensi acara yang ingin mengambil peran dalam transformasi acara tahunan ini, pastikan untuk segera memenuhi seluruh persyaratan administrasi sebelum batas waktu yang ditentukan berakhir. Untuk informasi lebih lanjut mengenai detail teknis dan tata cara pendaftaran, Anda dapat mengakses tautan pengumuman selengkapnya disini: SELENGKAPNYA DISINI***